Fungsi General Affair dan HRD Dalam Perusahaan

Sudah menjadi hal yang umum jika sebuah perusahaan memiliki tim kerja yang mengurusi “bagian umum” untuk kepentingan operasional perusahaan. Biasanya bagian umum tersebut sering disebut  General Affair atau disingkat GA. Namun sayangnya masih ada perusahaan yang juga rancu dalam memberikan tugas GA ini, bahkan ada yang menggabungkan dengan tugas HRD atau Human Resource Development dengan alasan efisiensi. Padahal menurut fungsinya tugas HRD sangat bertolak belakang dengan tugas bagian General Affair.

Perlu diketahui bahwa jika dilihat pada fungsinya HRD banyak mengurusi semua yang berkaitan dengan operasional karyawan, sementara bagian GA fungsinya berkaitan dengan pengadaan barang dll.  Misalnya saja pada prakteknya, terkadang HRD yang seharusnya mengurusi seputar kebutuhan karyawan dan lain-lain, ternyata juga mengurusi dokumen-dokumen perusahaan. Begitu juga sebaliknya dengan GA atau General Affair, banyak melakukan tugas-tugas yang seharusnya menjadi bagian tugas HRD yaitu mengurusi para manager,pimpinan dan expatriat atau bahkan karyawan outsourcing.

Contoh Beberapa Tugas GA Yang Merangkap HRD

Masih banyak perusahaan yang kadang memberikan tugas GA yang sering dirangkap dengan tugas HRD, beberapa diantaranya yaitu :

  • Mengurusi  pengelolaan dan perawatan kendaraan dinas
  • Mengurusi Pengadaan dan operasional kendaraan dinas
  • Mengurusi Perawatan gedung dan operasionalnya
  • Mengurus perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
  • Mengurus Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
  • Mengurus Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  • Mengurus Semua perizinan perusahaan
  • Mengurus pengadaan dan mendistribusikan ATK dan Alat-alat kerja Kantor
  • Mengurusi kinerja tim Keamanan perusahaan (satpam, security)
  • Mengurusi dan Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, Kecamatan dll)
  • Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
  • Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
  • Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
  • Mengurusi Operasional semua saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
  • Mengurusi dan mengelola kantin karyawan (jika ada)
  • Mengurusi para Manager atau Expatriat (Jika ada)

Perbedaan Tugas HRD Dan GA (General Affair)

Berdasarkan tugas dan fungsinya berikut ini kami pisahkan apa Saja yang menjadi tugas General Affair dan HRD, agar tidak terjadi tumpang tindih. Bagian General Affair atau bagian umum merupakan bagian dari suatu perusahaan yang bertugas untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan operasionalnya dengan mengurusi segala urusan rumah tangga perusahaan. Adapun tugas dari General Affair secara inti adalah :

  • Melakukan Koordinasi pengelolaan dan pengadaan kendaraan dinas
  • Melakukan pemantauan Perawatan gedung
  • Menjaga,mendata dan merawat seluruh asset perusahaan.
  • Perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
  • Sebagai perwakilan perusahaan untuk menjalin hubungan baik kepada pihak eksternal seperti pihak Pemda,Pemkab,Kecamatan,Kepolisan,Muspika dan lain-lain.
  • Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
  • Perawatan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  • Pengadaan Alat-alat kerja kantor dll
  • Mengurusi semua kebutuhan Operasional perusahaan
  • Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
  • Mengurusi dan mengelola Kantin Karyawan jika ada
Tugas Dan Tanggung Jawab HRD Sesuai Dengan Fungsinya

Arti lain dari Human Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas perusahaan atau organisasi agar mencapai target yang sudah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

  • Mengurusi Kinerja karyawan (Staff, office boy, security, driver, resepsionis, dll)
  • Mengurusi Kinerja Keamanan perusahaan (satpam, security)
  • Mengurusi dan berhubungan dengan Karyawan Outsourcing
  • Mengurusi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan data-data karyawan
  • Mengurusi semua kebutuhan karyawan, semisal pelayanan pengurusan klaim asuransi, pelayanan database karyawan yang akurat (data absensi, data karyawan, data cuti, data training, dll)
  • Merumuskan kurikulum dan pola pengembangan dan pelatihan SDM termasuk penyediaan program mentoring, performance coaching ataupun special work assingments.
  • Membangun sistem manajemen kinerja sesuai dengan key performance indicators (KPI).
  • Melakukan proses pengembangan SDM yang lebih strategis,  untuk meningkatkan peran strategis departemen HR dalam men-drive kinerja bisnis.

Berdasarkan hasil sejumlah observasi dan riset yang telah dilakukan menunjukkan bahwa secara perlahan departemen HR harus  mampu memberikan value added yang makin besar bagi pengembangan kinerja perusahaan. Sebab bagaimana mungkin kita akan mampu menjadi partner strategis, kalau database karyawan saja masih tidak beraturan, atau kalau job desk saja belum tersusun dengan rapi. Bahkan tidak hanya itu banyak program pengembangan yang sudah diukur tingkat efektivitasnya secara reguler, bahkan kemudian ditindak lanjuti dengan berbagai proses monitoring.

Nah dihadapkan pada tantangan peran baru itu, maka semestinya pihak HR harus benar-benar memiliki waktu, energi dan fokus pada satu aspek saja, yakni HR. Jika ia juga disibukkan dengan tugas General Affair, maka hal tersebut dikhawatirkan tidak akan mampu dijalankan secara optimal.

Begitu juga sebaliknya dengan General Affair atau GA, juga merupakan bagian yang terpenting dalam suatu perusahaan, dan fungsinya mendukung seluruh aktifitas perusahaan agar berjalan dengan baik. Seperti halnya bagian HR, GA akan bekerja optimal jika tidak merangkap bidang lain yang bukan kapasitasnya.